Unos 10.000 documentos esenciales de carácter administrativo y de archivo de Las Rozas están siendo digitalizados por el Ayuntamiento. El objetivo es protegerlos y facilitar su consulta. Tanto los vecinos del municipio como la propia Administración podrán acceder desde octubre a este patrimonio documental a través del archivo digital alojado en el espacio virtual del Consistorio.
“Esto está encuadrado dentro de lo que es la transformación digital del Ayuntamiento, para que podamos ser capaces de gestionar de manera eficaz y eficiente todos los objetos digitales que generamos ahora en la tramitación administrativa”. Lo explica a Meet Las Rozas Sonia Crespo, responsable de Gestión Documental y Archivo del Consistorio, dependiente de la Concejalía de Hacienda y Transparencia.
Proyecto piloto pionero
El plan de digitalización comenzó en noviembre del año pasado y se está abordando a través de procesos individuales. El primero de ellos ha sido un proyecto piloto, pionero y novedoso, que se ha desarrollado únicamente en nuestro municipio, según informa el Consistorio.
Los documentos esenciales relacionados con los edificios públicos, de mayor importancia para el funcionamiento del Ayuntamiento, han sido los primeros en ser digitalizados. Su proceso de transformación ha durado aproximadamente unas ocho semanas y ha recibido las mejores medidas de protección para su conservación y control de acceso.
Con esto ya se han digitalizado más de mil documentos. Todos cumplen con los parámetros y características judiciales necesarias para conseguir archivos digitales igual de válidos que los originales.
Transformación digital
“La digitalización es uno de los pilares de lo que es la transformación digital”, subraya Sonia Crespo y aclara lo que se considera documentos esenciales. “Si hubiera una catástrofe, un ataque informático o cualquier circunstancia similar, sería la documentación que permitiría volver a la normalidad de la gestión en el menor tiempo, con la mayor seguridad jurídica y de la manera más eficiente y eficaz”. Por este motivo hace falta que lo que se somete a este proceso de digitalización dé lugar a un documento con el mismo valor legal y autenticidad que el original del que proviene.
El patrimonio documental de Las Rozas abarca “todo lo que se ha generado en papel y que asegura derechos, deberes u obligaciones, tanto por parte de la Administración como de la ciudadanía. Por otro lado, es el garante de la historia del municipio y también el de la investigación”. Esto, según la responsable de Gestión Documental, aporta un tiple valor a este patrimonio.
Facilitar trámites y gestiones
El proceso en el que se está trabajando incluye la posterior digitalización prioritaria de aquellos expedientes que los vecinos o la Administración soliciten. De este modo se podrá dar lo antes posible una mejor respuesta a los ciudadanos que precisen de este tipo de documentación.
A la vez se está realizando la implantación de un software de gestión con el que se pretende agilizar el acceso a la documentación mediante metadatos. Con todo ello, se pretende mejorar la protección, conservación y control de acceso a esos documentos.
Todo esto supone para los ciudadanos de Las Rozas una mejora y mayor facilidad en el acceso a la información de carácter público, agilizando la realización de muchas gestiones. De este modo, trámites hasta ahora engorrosos se convertirán en casi automáticos. Esto será gracias a que la Administración tendrá acceso a toda la información registrada en este espacio virtual y eso evitará que se pidan varias veces los mismos documentos.
